FAQ

Studbook Central is een compleet platform voor stamboekorganisaties om paarden- en ledenadministratie te beheren, processen te automatiseren en alles centraal te organiseren. Je gebruikt het om data netjes op één plek te houden, taken te stroomlijnen en betrokkenen sneller de juiste informatie te geven.

Voor stamboekorganisaties (groot of klein) die sneller willen werken en minder handmatig willen doen. Vooral als je merkt dat administratie veel tijd opslokt, informatie verspreid staat, of processen (zoals DNA, keuringen of paspoorten) te veel afhankelijk zijn van individuele kennis in het team.

Studbook Central is gemaakt voor de typische stamboek-pijnpunten:

• Je database is snel en eenvoudig toegankelijk, zonder eindeloos zoeken.
• Minder handmatige administratie rondom registraties, mutaties en uitslagen.
• Minder dubbel werk en minder foutkans door gestroomlijnde workflows.
• Meer tijd en ruimte voor ledenservice en community (waar je eigenlijk je impact maakt).

Studbook Central is modulair. Afhankelijk van je inrichting kun je o.a. werken met:

• Ledenbeheer
• Veulenregistratie
• Importmeldingen
• Paspoorten
• Exports naar overheden
• Schetser indeling, schetsopdrachten en schetsapp
• Hengstenhouders portaal
• DNA-onderzoeken
• Merrietesten en keuringen
• Administratie
• Veilingen
• Sportresultaten

Je hoeft niet alles tegelijk te doen: je kunt starten met de basis en later uitbreiden.

Studbook Central is gebouwd rondom tijdwinst, traceerbaarheid en een workflow die je team echt ontlast. Een paar highlights:

• Automatische schetser planning: scheelt vaak uren per week aan puzzelen en afstemmen.
• DNA-workflow automatisering: ingericht op 100% traceerbaarheid, zodat je altijd kunt terugvinden wat wanneer is gebeurd.
• Online betalingen: maakt betalen laagdrempelig en zorgt gemiddeld voor een snellere cashflow.
• Hengstenhouders portaal met realtime dashboard: minder vragen via mail/telefoon, meer self-service.
• Configureerbaar zonder programmeur: je kunt veel zelf inrichten op jullie werkwijze.
• Open API: handig als er koppelingen gemaakt moeten worden met andere systemen.

Dat hangt vooral af van welke modules je kiest, hoeveel data er gemigreerd moet worden en welke koppelingen nodig zijn. We werken stap voor stap, zodat je team tussendoor kan testen en je niet pas aan het einde ontdekt dat iets anders moet.

Organisaties besparen vaak 20 uur per week door minder handmatig werk en minder afstemming. In veel gevallen is de investering binnen 12 maanden terugverdiend. De grootste winst zit meestal in het weghalen van herhaalwerk (overtypen, controleren, mailen) en het standaardiseren van processen.

Ja. Studbook Central ondersteunt integraties (o.a. met overheden en externe partijen) en koppelingen die specifiek zijn voor jouw situatie. Zo voorkom je dat je data op meerdere plekken moet bijhouden of exportjes moet rondsturen.

Ja, zo maken we betalen voor leden en klanten makkelijker en het versnellen we je cashflow. In de praktijk betekent dit: minder achteraf nabellen en minder administratieve opvolging.

Ja. Het platform is modulair opgezet, zodat je precies die processen kunt ondersteunen die voor jouw stamboek belangrijk zijn. Veel organisaties combineren bijvoorbeeld registratie, DNA en keuringen. In een later stadium kunnen veilingen of sportresultaten toegevoegd worden.

Ja, Studbook Central kan sportresultaten integreren. Daarmee wordt je dataset completer en hoef je resultaten niet handmatig over te nemen of in losse systemen bij te houden. Handig voor rapportage, inzicht en (afhankelijk van je processen) selectie/communicatie.

De DNA-workflow is geautomatiseerd en ingericht op 100% traceerbaarheid. Dat betekent dat je per case kunt terugzien welke stappen zijn gezet, wanneer iets is verwerkt en wat de status is. Ideaal als je intern wilt controleren, of als er extern vragen komen.

Meestal:

• Een overzicht van je huidige processen en waar het nu schuurt
• Welke data je wilt migreren (en in welke kwaliteit die is)
• Welke koppelingen je nodig hebt (overheden, labs, boekhouding, etc.)
• Wie er vanuit jullie team betrokken is bij inrichting, testen en training

Met die input kunnen we snel een realistische planning maken.

We werken stap voor stap: inrichting, migratie, testen, training en livegang. Zo blijft het overzichtelijk, kan je team tussendoor feedback geven en voorkom je dat je aan het einde een grote verrassing hebt.

We laten je de mogelijkheden van Studbook Central graag zien tijdens een demo. Neem hiervoor contact met ons op.