Een veiling organiseren lijkt in het begin op een keuring: je maakt een event aan, je schrijft paarden in en je maakt schema’s zodat iedereen weet wanneer welk paard aan bod komt. Maar daarna wordt het een ander spel. Je krijgt te maken met bieden, koper/verkoper-afwikkeling, documenten, facturen en uitbetalingen. En precies daar gaat in veel organisaties onnodig veel tijd verloren door handwerk.
Studbook Central maakt veilingen schaalbaar door het proces te automatiseren waar het kan: vanaf inschrijving neem je direct alle benodigde paardinformatie mee, communicatie en formulieren lopen via vaste flows, en de afwikkeling na de veiling (factuur, betaling, afleverdocument en uitbetaling) kan grotendeels automatisch.
Met Studbook Central krijg je een veilingproces dat voelt als een moderne operatie: sneller, consistenter en met veel minder handwerk. Studbook Central is interessant als je:
Een veiling start met een duidelijke inrichting: welke veiling is het, welke categorieën horen erbij en welke paarden worden ingeschreven. Studbook Central ondersteunt dit op een manier die lijkt op keuringen, maar met een belangrijk verschil: bij aanmelding neem je direct de relevante informatie van het paard mee. Dat betekent dat je minder hoeft te kopiëren, minder hoeft te controleren en veel minder “losse” informatie hoeft na te jagen. De rest van de keten kan daardoor ook automatisch doorlopen, omdat het dossier vanaf het begin compleet en consistent is.
Een veiling valt of staat met duidelijkheid. Medewerkers moeten lijsten kunnen maken en delen, zodat deelnemers, eigenaren en organisatie weten wat het schema is van aanbieden. Studbook Central helpt je om die planning strak te organiseren vanuit het event zelf. Daardoor werk je vanuit één bron van waarheid en voorkom je dat er meerdere versies van schema’s rondgaan.
Na afloop van een veiling wil je snel schakelen: eigenaren verwachten de geselecteerde beelden en bijbehorende tekst, en je team wil door naar de volgende stap. In veel huidige processen is dit volledig handmatig: bestanden verzamelen, mailtjes maken, links plakken, gegevens controleren. Dat kost uren. Studbook Central kan dit terugbrengen naar één actie: met één druk op de knop ontvangt de eigenaar een e-mail met de belangrijkste gegevens van zijn paard en een link naar het paard in de online omgeving. Zo deel je professioneel, consistent en snel zonder dat je team op detailniveau hoeft te knippen en plakken.
Veilingen hebben (net als keuringen) een set aan formulieren die afhankelijk is van het type event en de fase in het proces. Het verschil is dat timing hier extra belangrijk is: sommige formulieren moeten vooraf worden ingevuld, andere ter plekke worden getekend. Studbook Central kan dit proces automatiseren:
Dit scheelt niet alleen tijd, maar voorkomt ook dat je op de dag zelf moet improviseren omdat een document “nog ergens in een inbox” zit.
De echte tijdwinst zit vaak na afloop van de veiling. Daar wil je geen losse stappen en geen handmatige opvolging, maar een flow die klopt. Studbook Central kan de afwikkeling grotendeels automatiseren. Voor je team betekent dit: minder losse mails, minder telefoontjes en veel minder risico dat een stap wordt vergeten.
Wat is het grootste voordeel van veilingen organiseren in Studbook Central?
Dat je veel handmatige stappen automatiseert: van inschrijving met complete paarddata tot communicatie, formulieren, facturatie en uitbetaling.
Hoe bespaart Studbook Central tijd na een videodag?
Door geselecteerde beelden en tekst met één druk op de knop te delen via een automatische mail met een link naar het paard in de online omgeving.
Hoe weet het systeem welke formulieren nodig zijn?
Op basis van het type event. Daardoor kan het automatisch de juiste formulieren op het juiste moment versturen of klaarzetten voor ondertekening.
Kunnen formulieren ook ter plekke worden getekend?
Ja. Formulieren die op locatie getekend moeten worden, kunnen op een tablet worden afgerond.
Hoe werkt de afwikkeling na de veiling voor koper en verkoper?
De koper ontvangt automatisch de factuur, beide partijen krijgen een digitaal afleverdocument om te tekenen, en het systeem bewaakt betaling en status.
Wanneer krijgt de administratie het signaal om uit te betalen aan de verkoper?
Zodra het systeem zowel betaling als beide handtekeningen op het afleverdocument heeft ontvangen, gaat er automatisch een bericht naar de administratie.
Is dit ook geschikt als we meerdere veilingen per jaar draaien?
Juist dan. Door automatisering en vaste flows blijft het proces beheersbaar, ook bij meer volume en meer deelnemers.