Schetsen gebeurt buiten, op locatie, met piekdrukte in het seizoen: en ondertussen moet de datakwaliteit 100% kloppen omdat het doorwerkt in paspoorten, DNA-onderzoeken en overheidsmeldingen. Als de planning of opvolging niet strak is, krijg je precies wat je niet wilt: losse lijstjes, onduidelijkheid over verantwoordelijkheid en veel herstelwerk achteraf.
Studbook Central brengt schetsen samen in één workflow: van indeling van schetsers, tot opdrachten, tot de schetsapp zelf, inclusief opvolging, logging en uitbetaling. Het doel is simpel: minder kantoorstress, minder fouten, en een proces dat schaalbaar blijft als het aantal veulens (of het aantal schetsers) groeit.
In veel organisaties ligt de indeling van schetsers bij één medewerker en is er geen actueel online overzicht. Studbook Central maakt die indeling zichtbaar en beheersbaar met een interactieve postcodekaart (driecijferig), zodat je in één oogopslag ziet:
Je kunt op een schetser klikken om het toegewezen gebied te zien, of juist op een gebied klikken om te zien wie het bedient. Niet-toebedeelde gebieden filter je direct uit, zodat herindelen snel gaat. Alle schetsers staan daarnaast in één overzicht met NAW-gegevens en leeftijd, zodat je makkelijk bewaakt of iemand nog binnen de leeftijdsgrens valt. Verliest iemand de juiste schetser-rol (bijvoorbeeld schetser of schetser intern), dan wordt het gebied automatisch ontkoppeld en komt het weer vrij op de kaart. Zo voorkom je dat opdrachten naar een schetser blijven gaan die niet meer actief is.
Schetsopdrachten worden in principe automatisch door het systeem aangemaakt en toegewezen aan de schetser die bij het gebied hoort. Maar in de praktijk zijn er uitzonderingen: en daar wil je juist grip op. Daarom is er een centraal portaal voor schetsopdrachten. Alle opdrachten die via het systeem zijn aangemaakt komen hier samen, met een duidelijke statusweergave (bijvoorbeeld via kleurcodering). In één oogopslag zie je welke opdrachten stil liggen, welke afgerond zijn en welke zijn overgenomen of gewijzigd.
Normaal gesproken bepaalt postcode de schetser. Maar soms wil je op persoonsniveau afwijken: een fokker heeft bijvoorbeeld een vaste schetser uit een ander gebied. Studbook Central ondersteunt dat als een bewuste koppeling op persoonsniveau. Vanaf dat moment worden alle nieuwe schetsopdrachten voor die persoon automatisch aan de juiste schetser toegewezen totdat een medewerker het weer wijzigt.
Om te voorkomen dat opdrachten buiten het seizoen blijven liggen, kunnen schetsers automatisch een tweewekelijkse e-mail krijgen met hun openstaande opdrachten. Ook als er niets openstaat, kan er een mail uitgaan zodat de routine herkenbaar blijft. In de schetsapp haalt een schetser opdrachten op via “opdrachten synchroniseren”. Op dat moment is een internetverbinding nodig. Daarna staan alle opdrachten in één overzicht, inclusief een kaart met locaties. Meerdere opdrachten op één locatie worden logisch gegroepeerd (bijvoorbeeld met een cijfer op de kaartmarker), zodat routes plannen makkelijker wordt.
Een schetsopdracht start je door de merrie te scannen met een Bluetoothscanner. Wordt de bijbehorende opdracht gevonden, dan kan de schetser direct door. Zo niet, dan kan er handmatig gezocht worden.Soms staat een opdracht nog bij een andere schetser. In dat geval kan de schetser de opdracht naar zich toe trekken. Als hij bevestigt, krijgt de vorige schetser automatisch bericht (na synchronisatie) en wordt de wijziging vastgelegd in het logboek. Zo blijft altijd duidelijk wie wanneer verantwoordelijk was. Schetsen worden lokaal op de tablet opgeslagen en zijn terug te vinden in een eigen tabblad: openstaand, afgerond en (waar relevant) de financiële status. Afgeronde schetsen kunnen als batch verstuurd worden of per stuk.
In plaats van te werken met credits, werkt Studbook Central met declaraties voor uitgevoerde schetsopdrachten. Het systeem verzamelt automatisch alle afgeronde opdrachten binnen een gekozen periode en zet die om in één duidelijke declaratie. Per schets is direct zichtbaar om welk paard het gaat, welk bedrag erbij hoort en wat het totaalbedrag is. Die declaratie wordt automatisch gemaild naar de administratie en de schetser, zodat de verwerking in de boekhouding snel en overzichtelijk verloopt. Na verzending zet het systeem de bijbehorende schetsopdrachten automatisch op ‘uitgekeerd’ en blijft de declaratie terugvindbaar voor medewerkers. Zo voorkom je los handwerk, houd je grip op uitbetalingen en is altijd duidelijk wat er is verwerkt.
Studbook Central helpt fouten vroeg te voorkomen, zodat je op kantoor minder hoeft te herstellen. Met slimme velden, verplichte invoer en automatische controles leg je schetsen sneller én consistenter vast. Ook in de backoffice controleert het systeem direct op afwijkingen, zodat medewerkers alleen hoeven in te grijpen waar dat echt nodig is.
Verandert er tussentijds iets in een schetsopdracht, zoals een naamswijziging, aangepast staladres, overlijden of een andere schetser, dan stuurt het systeem automatisch een melding. Zo werk je proactief, voorkom je verrassingen achteraf en blijft iedereen in het proces op tijd op de hoogte.
Wat is het grootste voordeel van schetsen via Studbook Central?
Dat planning, uitvoering en opvolging in één workflow zitten. Je voorkomt losse lijstjes, onduidelijke verantwoordelijkheden en herstelwerk achteraf.
Hoe helpt de postcodekaart bij het indelen van schetsers?
Je ziet direct welke gebieden bezet of vrij zijn en wie waarvoor verantwoordelijk is. Herindelen gaat snel en is niet afhankelijk van één medewerker.
Wat als een fokker een vaste schetser moet hebben die niet bij zijn postcode hoort?
Dat kan op persoonsniveau worden vastgelegd. Nieuwe opdrachten worden dan automatisch aan die schetser toegewezen totdat je het weer wijzigt.
Hoe voorkom je dat schetsopdrachten blijven liggen buiten het seizoen?
Met automatische herinneringsmails en een duidelijk opdrachtenoverzicht in de schetsapp. Schetsers kunnen opdrachten actief synchroniseren en inplannen.
Hoe blijft het proces controleerbaar als opdrachten worden overgenomen door een andere schetser?
Overname gaat met bevestiging en wordt gelogd. De vorige schetser krijgt bericht en in het logboek blijft zichtbaar wie wanneer verantwoordelijk was.
Waarom is logging van wijzigingen zo belangrijk?
Omdat schetsen doorwerkt in paspoorten en onderzoeken. Met herkomstlogging kun je altijd uitleggen wat er is aangepast en door wie.
Hoe werkt uitbetaling zonder credits?
Via declaraties: het systeem bundelt afgeronde opdrachten per periode, maakt een overzicht met totaalbedrag en mailt dit naar administratie en schetser. Dat maakt uitbetalen en boeken eenvoudiger.