Dekkingen zijn de start van een hele keten: veulenregistratie, afstamming, onderzoeken, paspoort en communicatie met leden. Als de melding van dekkingen terugloopt, voel je dat direct in je datakwaliteit én in de werkdruk op kantoor. Want wat niet digitaal binnenkomt, moet later worden uitgezocht.
Studbook Central pakt dit aan met een hengstenhoudersportaal dat vooral één ding doet: het zo makkelijk mogelijk maken om dekkingen te melden, ongeacht of een hengstenhouder groot is (met eigen stalmanagementsoftware) of klein (en liever een simpel formulier invult). Minder drempels betekent meer meldingen, betere data en minder herstelwerk.
Het hengstenhoudersportaal in Studbook Central is interessant als je:
Het resultaat: een strakker begin van je registratieketen, minder herstelwerk later en een portaal dat hengstenhouders echt gebruiken.
Niet elke hengstenhouder werkt hetzelfde. Daarom ondersteunt Studbook Central meerdere routes om dekkingen aan te leveren, zonder dat je als stamboek vastzit aan één format.
Grote hengstenhouders willen meestal een export uit hun eigen stalmanagementpakket kunnen uploaden. Alleen: die exports zijn zelden identiek. In plaats van te proberen één generieke import te bouwen die net niet past, biedt Studbook Central per hengstenhouder een eigen importfunctie die eenvoudig is in te richten. De hengstenhouder leest zijn bestand in en kan direct door met zijn werk. Vindt het systeem fouten? Dan zijn er twee logische opties:
Zo voorkom je dat een import vastloopt op details, terwijl je wél de data binnenkrijgt.
Voor kleinere hengstenhouders is snelheid en eenvoud belangrijker dan bulk. Daarom kan een dekking ook handmatig worden aangemeld via een overzichtelijk online formulier. Belangrijk: als daarbij bijvoorbeeld de merriehouder wordt aangepast, krijgt een medewerker direct een seintje zodat de verdere afwikkeling soepel en gecontroleerd kan verlopen. Dat houdt het proces netjes, zonder de hengstenhouder te belasten met interne stappen.
Een portaal werkt pas echt als het ook overzicht geeft. In Studbook Central ziet de hengstenhouder al zijn ingevoerde dekkingen terug in één overzicht. Daarbij hoort ook een simpele actie die in de praktijk veel tijd scheelt: met één druk op de knop kan een hengstenhouder een dekking als gust melden. Die melding wordt vervolgens automatisch verwerkt in het systeem. Geen losse mails, geen telefoontjes, geen handmatige lijstjes.
Aan de stamboekkant komen alle ingevoerde dekkingen samen in het systeem, met een duidelijke indicatie of er een error is. Het voordeel daarvan is niet alleen dat je problemen snel ziet, maar vooral dat je ze efficiënt kunt oplossen. Komt dezelfde fout voor bij meerdere dekkingen van dezelfde hengst? Dan kun je de oplossing in één keer doorvoeren op alle relevante dekkingen.
Als een merrie of hengst nog niet bekend is in jullie database, wil je niet dat het proces stilvalt. Studbook Central kan in dat geval automatisch de merrie- of hengstenhouder informeren met het verzoek om aanvullende documentatie aan te leveren (bijvoorbeeld een kopie van de afstamming). Door die opvolging te automatiseren, blijft de doorlooptijd kort en hoef je kantoor niet elk dossier handmatig na te jagen.
Waarom helpt een hengstenhoudersportaal om meer dekkingen gemeld te krijgen?
Omdat je de drempel verlaagt. Hengstenhouders kunnen melden op de manier die bij hun werkwijze past (import of formulier), zonder extra administratie.
Kunnen grote hengstenhouders hun eigen exportbestand gebruiken?
Ja. Studbook Central kan per hengstenhouder een importfunctie bieden die eenvoudig is in te richten, zodat zij niet hoeven te “knutselen” met standaardformats.
Wat gebeurt er als een import fouten bevat?
De hengstenhouder kan fouten direct corrigeren, of doorzetten en het kantoor vragen om de afhandeling over te nemen. Zo loopt het proces niet vast.
Hoe werkt gust melden in het portaal?
Met één druk op de knop kan een hengstenhouder een dekking als gust melden. Die melding wordt automatisch verwerkt, zonder losse communicatie.
Hoe ziet kantoor welke dekkingen aandacht nodig hebben?
In het systeem is per dekking zichtbaar of er een error is. Daardoor kan je team gericht oplossen in plaats van zoeken.
Kunnen we dezelfde fout bij meerdere dekkingen tegelijk oplossen?
Ja. Als een error bij meerdere dekkingen van dezelfde hengst voorkomt, kun je de oplossing in één keer doorvoeren op alle relevante dekkingen.
Wat als de merrie of hengst nog niet bekend is in onze database?
Dan kan Studbook Central automatisch de betrokken houder informeren met het verzoek om aanvullende informatie aan te leveren, zodat het dossier compleet gemaakt kan worden.