Administratie is bij stamboeken vaak het stille knelpunt: facturen die blijven hangen, betaalstatussen die niet kloppen, handmatige correcties en net te weinig overzicht om snel te kunnen handelen. En ondertussen verwachten leden wél dat ze alles direct kunnen inzien en online kunnen betalen.
Studbook Central maakt administratie slimmer door processen (zoals factuurregels, verzending, credit en betaalstatus) zoveel mogelijk automatisch te laten lopen, mét de koppelingen die je nodig hebt om je boekhouding up-to-date te houden. Het resultaat: minder handwerk, minder fouten en meer rust op kantoor.
In Studbook Central werk je met producten die je inricht met alle eigenschappen die nodig zijn voor verwerking in de administratie. Een product koppel je aan een dienst, waarbij een dienst ook meerdere producten kan bevatten. Zo kun je je aanbod logisch opbouwen, zonder dat je administratie steeds opnieuw moet nadenken hoe iets gefactureerd moet worden. Belangrijk is dat je tarieven kunt differentiëren per subscription. Daardoor kun je bijvoorbeeld betalende leden een ander tarief geven dan niet-betalende leden, zonder extra werk voor je team. Het systeem weet wie welk tarief hoort te krijgen en past dat automatisch toe.
Veruit de meeste factuurregels ontstaan in Studbook Central vanuit de onderliggende processen. Die regels worden automatisch verzameld op een factuur, maar nog niet meteen verzonden. Wanneer een factuur wordt verzonden, hangt af van de instellingen op het product. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat facturen direct worden verstuurd, of pas na één of twee weken. Zo kun je bundelen waar dat logisch is, zonder dat je team daar dagelijks mee bezig is. Tegelijk blijft er ruimte voor uitzonderingen:
Ook de betaaltermijn wordt logisch afgehandeld: de factuur hanteert de langste betaaltermijn van de factuurregels die erop staan. Dat voorkomt discussies en maakt het proces voorspelbaar. Facturen worden op vaste tijdstippen verzonden. Dat geeft structuur en voorkomt dat verzending afhankelijk wordt van wie er die dag op kantoor is. Is het toch nodig om sneller te handelen? Dan kan een medewerker een factuur met één druk op de knop direct verzenden. Handig bij spoed, of als een lid wacht op een factuur om iets af te ronden.
Voor veel stamboeken is Exact Online de basis voor de boekhouding. Studbook Central kan daarom facturen met bijbehorende factuurregels synchroniseren naar het verkoopboek van Exact Online. In deze fase is het uitgangspunt: de boekingen worden in Exact gemaakt, en daarna synchroniseer je vooral de betaalstatus heen en weer, zodat beide systemen up-to-date blijven. Personen en relaties worden niet standaard gesynchroniseerd, waardoor je controle houdt over je relatiebeheer in Exact.
Voor leden is het frustrerend als ze niet weten wat openstaat of waarom ze geblokkeerd zijn. Studbook Central maakt dit transparant via het ledenportaal: ingelogde leden kunnen hun facturen inclusief betaalstatus inzien en downloaden. Als een lid geblokkeerd is, is dat (zoals vaak in de praktijk) om financiële redenen. Dat is direct zichtbaar. En belangrijker: leden kunnen facturen direct online betalen. Zodra de betaling binnen is, kan een blokkade automatisch opgeheven worden. Zijn er incassokosten ontstaan op een vervallen factuur? Dan kunnen die bij betaling direct worden meegenomen. Dat voorkomt losse nabetalingen en scheelt opvolging door kantoor.
Administratie draait op overzicht. Daarom bevat Studbook Central een centraal facturenoverzicht met filters om snel de juiste facturen en factuurregels te vinden. Daarnaast zijn facturen ook contextueel terug te vinden:
Wat is het grootste voordeel van administratie in Studbook Central?
Dat facturatie en betaalstatus zoveel mogelijk automatisch lopen, waardoor je administratie altijd actueel is voor kantoor én leden.
Kunnen we verschillende tarieven hanteren voor verschillende soorten leden?
Ja. Per subscription kun je een eigen tarief instellen voor een product, bijvoorbeeld een ander tarief voor betalende vs. niet-betalende leden.
Hoe helpt de VIES-koppeling bij BTW-nummers?
Je controleert niet alleen of een BTW-nummer geldig is, maar ook of naam en adres matchen. Het systeem geeft alleen een melding als er twijfel is.
Kunnen medewerkers factuurregels handmatig aanpassen?
Ja. Factuurregels kunnen handmatig worden aangemaakt of verwijderd zolang de factuur nog niet verzonden is. Bij verwijderen is een reden verplicht en wordt dit gelogd.
Kunnen we facturen bundelen en pas later versturen?
Ja. Per product kun je instellen of facturen direct, na één week of na twee weken worden verzonden.
Hoe werkt crediteren in Studbook Central?
Je kunt een hele factuur of losse regels crediteren. Met een verplichte reden maakt het systeem automatisch de min-regels en verstuurt een creditfactuur.
Wat zien leden in het portaal?
Alle facturen met betaalstatus, plus de mogelijkheid om direct online te betalen. Een eventuele financiële blokkade kan na betaling automatisch worden opgeheven.
Kunnen we koppelen met Exact Online?
Ja. Facturen en factuurregels kunnen naar het verkoopboek van Exact Online worden gesynchroniseerd, met betaalstatus-sync om beide systemen gelijk te houden.